OneDriveでフォルダを共有する方法｜社内メンバーと安全に共同作業する設定
OneDriveでフォルダごと社内メンバーや取引先に共有したい方向けに、共有手順と権限設定の注意点を解説します。
この記事は、画面を見ながらそのまま操作できるように作っています。手順ごとに「今どこにいるか」を確認しながら進めてください。
この記事でわかること
- OneDriveでフォルダを共有する方法
- 表示のみ・編集可能の違い
- 社内・社外共有の注意点
- 共有後の確認ポイント
まず押さえるポイント
OneDriveでフォルダごと社内メンバーや取引先に共有したい方向けに、共有手順と権限設定の注意点を解説します。
- 部署内で同じ資料を管理したい
- 取引先と一時的にファイルをやり取りしたい
- チームで共同編集したい
✅ 安全な方法
共有相手を指定し、必要最小限の権限でフォルダ共有する
⚠ リスクがある方法
フォルダ全体を誰でも編集できる状態にする
全体の流れ
操作手順
ここで確認：1．OneDriveを開く
会社用アカウントでOneDriveを開きます。
- 個人用OneDriveと間違えないようにします。
画面右上・三点メニュー・歯車マーク・設定メニューを確認してください。表示が違う場合は、会社の管理設定や画面仕様変更の可能性があります。
ここで確認：2．共有したいフォルダを選ぶ
共有したいフォルダを選択します。
- フォルダ内のファイルも共有対象になります。
画面右上・三点メニュー・歯車マーク・設定メニューを確認してください。表示が違う場合は、会社の管理設定や画面仕様変更の可能性があります。
ここで確認：3．共有を開く
共有ボタンまたは右クリックから共有画面を開きます。
- リンクコピーだけで進めないようにします。
画面右上・三点メニュー・歯車マーク・設定メニューを確認してください。表示が違う場合は、会社の管理設定や画面仕様変更の可能性があります。
ここで確認：4．共有相手を指定する
相手のメールアドレスを入力します。
- 社外の相手に共有できるか確認します。
画面右上・三点メニュー・歯車マーク・設定メニューを確認してください。表示が違う場合は、会社の管理設定や画面仕様変更の可能性があります。
ここで確認：5．権限を選ぶ
表示のみか編集可能かを選びます。
- 共同作業が必要なときだけ編集可能にします。
画面右上・三点メニュー・歯車マーク・設定メニューを確認してください。表示が違う場合は、会社の管理設定や画面仕様変更の可能性があります。
ここで確認：6．送信して確認する
メッセージを添えて送信し、相手が開けるか確認します。
- 通知しない場合は別途連絡します。
画面右上・三点メニュー・歯車マーク・設定メニューを確認してください。表示が違う場合は、会社の管理設定や画面仕様変更の可能性があります。
先に知っておきたいこと
フォルダ共有では、フォルダ内に追加したファイルも共有範囲に含まれることがあります。あとから入れるファイルにも注意が必要です。
やってはいけないこと
- 顧客情報入りフォルダを広く共有しない
- 編集権限を付けすぎない
- 共有済みフォルダに機密ファイルを追加しない
うまくいかないときの確認ポイント
- 共有相手が正しいか
- フォルダ内に見せてはいけないファイルがないか
- 編集権限が必要か
- 社外共有が会社で許可されているか
よくある質問
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