IT運用・管理ガイド｜業務ツールを安心して使うための基本
日常の業務でGoogle WorkspaceやMicrosoft 365を使っていると、「ファイルをどこに保存すればいいのか」「共有のルールはどうすればいいのか」「退職者のアカウントはどう扱うのか」といった運用上の疑問が出てきます。このページでは、社内のITツール運用でよくある疑問と考え方を解説します。
「どこに・誰と・どの権限で」を決めておくと運用がスムーズになる
IT運用でトラブルが起きる多くの原因は、ファイルの保存場所・共有ルール・アカウント管理のルールが曖昧なことです。ルールを明文化して周知しておくだけで、日常の問い合わせが大幅に減ります。
ファイルの保存場所を整理する
OneDriveやGoogleドライブの個人フォルダには個人の作業中ファイルを保存し、部門・チームで共有するファイルはSharePointやGoogleドライブの共有フォルダに保存するルールを決めましょう。個人フォルダに会社の重要ファイルを保存していると、退職時にファイルが失われる原因になります。
運用ルールの考え方
「最終版」「修正済み」「ver2」など曖昧なファイル名は、最新版がどれかわからなくなる原因です。「YYYYMMDD_ファイル名_担当者名」のように日付と担当者を含めるルールを決めておくと、ファイル管理が整理されます。クラウドストレージを使う場合は、バージョン履歴機能を活用することで、日付付きファイル名を作る必要が減ります。
「社内のメンバーには編集者権限」「社外の取引先には閲覧者権限」「機密情報は特定のユーザーのみ」といった共有権限のルールを部門内で統一しておくと、個々の判断ミスを防げます。特にGoogleドライブやOneDriveでは「リンクを知っている全員に公開」は原則禁止とするルールを設けることを推奨します。
退職者・異動者・業務委託者のアカウントや権限が残ったままになっているケースはセキュリティリスクになります。入社・退職・異動のタイミングで、アカウントの作成・削除・権限変更をセットで行うプロセスを決めておきましょう。Google Workspace・Microsoft 365ともに管理コンソールから操作できます。
GoogleドライブやOneDriveはクラウドに自動保存されますが、誤削除した場合の復元期間（Googleドライブ30日、OneDrive93日）を超えると復元できなくなります。重要なファイルは定期的にローカルや別のクラウドストレージにバックアップする運用を検討してください。
よくある運用上の疑問
Q. ファイルを誰が削除したかわかりますか？
Googleドライブでは「変更履歴」「アクティビティ」から操作ログを確認できます。OneDriveではSharePoint管理センターでアクセスログを確認できる場合があります。ただし詳細なログは有料プランや管理者権限が必要な場合があります。
Q. 退職者のメールを残しておく方法は？
Google WorkspaceではVault（有料）で保管できます。Microsoft 365では共有メールボックスに変換することで、アカウント削除後もメールを保持できます。どちらも管理者作業が必要です。
Q. 容量が足りなくなってきたら？
まず不要なファイルを整理し、ごみ箱を空にすることで容量を回復できます。組織全体で容量が不足している場合は、プランのアップグレードをIT担当者や管理者に相談してください。
やってはいけないこと
- 重要ファイルを個人OneDrive・個人Googleドライブだけで管理する：担当者が退職するとファイルが失われます。チームの共有フォルダに保存してください。
- 退職者のアカウントをそのまま放置する：不正アクセスのリスクになります。退職時に必ずアカウントを無効化または削除してください。
- ルールなしに誰でもファイルを追加・削除できる状態にする：フォルダ構造が乱れ、最新ファイルがどれかわからなくなります。
- バックアップなしで大量のファイルを整理・削除する：誤削除のリスクがあります。作業前にバックアップを取ってから整理を始めましょう。
運用を安定させるためのポイント
IT運用で「困らない組織」を作る3つの習慣
- ルールをドキュメントにまとめて共有する：口頭ではなく、GoogleドキュメントやOneNoteなどで「ファイル保存ルール」「共有権限ルール」をまとめておくと、担当者が変わっても運用が続きます。
- 定期的に権限・アカウントを棚卸しする：半年に一度程度、共有ファイルの権限一覧や利用アカウントを見直す時間を設けるだけで、セキュリティリスクが大幅に減ります。
- よく使う操作は手順書を作っておく：「新入社員が入ったときの設定手順」「退職者が出たときの手順」などを事前に作っておくと、担当者の負担が減り、ミスも防げます。