OneDriveとSharePointの違い｜会社で使うならどちら？
OneDriveとSharePointはどちらもMicrosoft 365のファイル管理サービスですが、個人用と組織用という明確な役割の違いがあります。用途別の使い分けを解説します。
この記事は、画面を見ながらそのまま操作できるように作っています。手順ごとに「今どこにいるか」を確認しながら進めてください。
この記事でわかること
- 全体の流れ
- 操作手順
- 用語・補足
- やってはいけない
- 確認ポイント
- よくある質問
まず押さえるポイント
OneDriveとSharePointはどちらもMicrosoft 365のファイル管理サービスですが、個人用と組織用という明確な役割の違いがあります。用途別の使い分けを解説します。
- 個人の業務ファイルを管理したい
- 部門全体でドキュメントを共有したい
- プロジェクトチームでファイルを共同管理したい
- 社員が退職してもファイルを組織で保持したい
✅ 安全な方法
個人作業中のファイルはOneDrive、チーム・部門での共有はSharePoint（またはTeams）を使い分ける
⚠ リスクがある方法
すべてのファイルをOneDriveに保存し、退職時に組織のファイルが個人と一緒に消えてしまう
全体の流れ
操作手順
ここで確認：1．OneDriveとSharePointの違いを理解する
OneDriveは「個人のクラウドストレージ」です。自分の作業ファイルを保存し、必要に応じて他者と共有できます。SharePointは「組織・チームの共有ストレージ」です。部門やプロジェクトの公式ドキュメントを管理するのに適しています。
- Teamsでファイルを共有するとSharePointに保存されます
画面右上・三点メニュー・歯車マーク・設定メニューを確認してください。表示が違う場合は、会社の管理設定や画面仕様変更の可能性があります。
ここで確認：2．OneDriveを使う場面
・個人の作業中ファイル（下書き・メモ等） ・自分だけが使うファイル ・一時的なファイル共有（完成したら共有解除） ・個人のバックアップ用途に適しています。
- OneDriveのファイルは退職時にアカウントと一緒に削除されます。業務上重要なファイルはSharePointに移すことを推奨します
画面右上・三点メニュー・歯車マーク・設定メニューを確認してください。表示が違う場合は、会社の管理設定や画面仕様変更の可能性があります。
ここで確認：3．SharePointを使う場面
・部門・チームで使う公式ドキュメント ・社内マニュアル・規程集 ・プロジェクトの成果物・議事録 ・長期間保管が必要な資料に適しています。
- SharePointはTeamsと連携しており、Teamsのチームを作成すると自動的にSharePointサイトが作成されます
画面右上・三点メニュー・歯車マーク・設定メニューを確認してください。表示が違う場合は、会社の管理設定や画面仕様変更の可能性があります。
ここで確認：4．ファイルをSharePointに移動する
OneDriveにある業務上重要なファイルは、SharePointの適切なライブラリに移動します。OneDriveでファイルを選択→「移動」→移動先にSharePointのライブラリを選択します。
- ファイルを移動するとリンクが変わる場合があります。関係者に通知してください
画面右上・三点メニュー・歯車マーク・設定メニューを確認してください。表示が違う場合は、会社の管理設定や画面仕様変更の可能性があります。
先に知っておきたいこと
OneDriveは個人アカウントに紐付いているため、退職者のアカウントを削除するとファイルも失われます。組織で継続して使うファイルはSharePointに保存することで、退職後もファイルが保持されます。TeamsはバックグラウンドでファイルをSharePointに保存します。
やってはいけないこと
- 組織の公式ドキュメントを個人OneDriveだけで管理しない
- 退職者のOneDriveファイルをバックアップせずにアカウント削除しない
- SharePointとOneDriveのファイルを二重管理して最新版がどこにあるかわからなくなる
うまくいかないときの確認ポイント
- 重要な業務ファイルはSharePointに保存されているか
- 退職予定者のOneDriveにしかない業務ファイルがないか確認したか
- Teamsで共有したファイルがSharePointに自動保存されているか
よくある質問
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