共有リンク・共有フォルダ・共有アイテムの違い｜会社での正しい使い分け
共有リンク・共有フォルダ・共有アイテムの違いを、GoogleドライブやOneDriveで迷わないように実務目線で解説します。
この記事は、画面を見ながらそのまま操作できるように作っています。手順ごとに「今どこにいるか」を確認しながら進めてください。
この記事でわかること
- 基本の考え方
- 画面を見ながら進める手順
- つまずきやすいポイント
- 会社で使う場合の注意点
まず押さえるポイント
共有リンク・共有フォルダ・共有アイテムの違いを、GoogleドライブやOneDriveで迷わないように実務目線で解説します。
- 共有アイテムにあるファイルがどこにあるかわからない
- リンク共有とフォルダ共有の違いで迷う
- 社内のファイル共有ルールを決めたい
✅ 安全な方法
社内の継続管理は共有フォルダ、一時共有は共有リンクと使い分ける
⚠ リスクがある方法
共有アイテムを保存場所だと思い込んで管理する
全体の流れ
操作手順
ここで確認：1．共有リンクを理解する
共有リンクを理解するを確認します。業務で使う設定のため、画面を見ながら一つずつ進めてください。
ここに実際のスクリーンショット画像が入ります。
画面右上・三点メニュー・歯車マーク・設定メニューを確認してください。表示が違う場合は、会社の管理設定や画面仕様変更の可能性があります。
ここで確認：2．共有フォルダを理解する
共有フォルダを理解するを確認します。業務で使う設定のため、画面を見ながら一つずつ進めてください。
ここに実際のスクリーンショット画像が入ります。
画面右上・三点メニュー・歯車マーク・設定メニューを確認してください。表示が違う場合は、会社の管理設定や画面仕様変更の可能性があります。
ここで確認：3．共有アイテムを理解する
共有アイテムを理解するを確認します。業務で使う設定のため、画面を見ながら一つずつ進めてください。
ここに実際のスクリーンショット画像が入ります。
画面右上・三点メニュー・歯車マーク・設定メニューを確認してください。表示が違う場合は、会社の管理設定や画面仕様変更の可能性があります。
ここで確認：4．使い分けを決める
使い分けを決めるを確認します。業務で使う設定のため、画面を見ながら一つずつ進めてください。
ここに実際のスクリーンショット画像が入ります。
画面右上・三点メニュー・歯車マーク・設定メニューを確認してください。表示が違う場合は、会社の管理設定や画面仕様変更の可能性があります。
ここで確認：5．権限を見直す
権限を見直すを確認します。業務で使う設定のため、画面を見ながら一つずつ進めてください。
ここに実際のスクリーンショット画像が入ります。
画面右上・三点メニュー・歯車マーク・設定メニューを確認してください。表示が違う場合は、会社の管理設定や画面仕様変更の可能性があります。
先に知っておきたいこと
共有アイテムは、自分に共有されたファイルを一覧で確認できる場所です。保存場所そのものではないため、整理には向いていません。
やってはいけないこと
- 重要資料をリンク共有にしない
- 誰でも編集できる状態にしない
- 共有アイテムだけで管理しない
うまくいかないときの確認ポイント
- リンク共有が広がりすぎていないか
- 共有フォルダのメンバーが適切か
- 共有アイテムを保存場所と誤解していないか
- 編集権限を付けすぎていないか
よくある質問
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