Outlookで自動返信を設定する方法｜不在時の返信文例と注意点
Outlookで休暇中や外出中に自動返信を設定したい方向けに、不在時の自動応答の設定方法と文例を解説します。
この記事は、画面を見ながらそのまま操作できるように作っています。手順ごとに「今どこにいるか」を確認しながら進めてください。
この記事でわかること
- Outlookで自動返信を設定する方法
- 期間指定の考え方
- 社外向け文例
- 設定後の確認ポイント
まず押さえるポイント
Outlookで休暇中や外出中に自動返信を設定したい方向けに、不在時の自動応答の設定方法と文例を解説します。
- 休暇中の返信遅れを知らせたい
- 出張中の連絡先を案内したい
- 営業時間外の問い合わせに自動応答したい
✅ 安全な方法
期間を指定し、社内向け・社外向けの文面を分ける
⚠ リスクがある方法
終了日を入れずに自動返信を出し続ける
全体の流れ
操作手順
ここで確認：1．Outlookを開く
自動返信を設定したいアカウントでOutlookを開きます。
- 会社用アカウントか確認します。
画面右上・三点メニュー・歯車マーク・設定メニューを確認してください。表示が違う場合は、会社の管理設定や画面仕様変更の可能性があります。
ここで確認：2．設定を開く
歯車マークやファイルメニューから設定を開きます。
- Web版とアプリ版で場所が違います。
画面右上・三点メニュー・歯車マーク・設定メニューを確認してください。表示が違う場合は、会社の管理設定や画面仕様変更の可能性があります。
ここで確認：3．自動応答を開く
自動応答または不在時の応答を探します。
- 見つからない場合は検索欄で自動応答と入力します。
画面右上・三点メニュー・歯車マーク・設定メニューを確認してください。表示が違う場合は、会社の管理設定や画面仕様変更の可能性があります。
ここで確認：4．自動応答をオンにする
自動応答をオンにし、必要に応じて期間を指定します。
- 終了日を入れると止め忘れを防げます。
画面右上・三点メニュー・歯車マーク・設定メニューを確認してください。表示が違う場合は、会社の管理設定や画面仕様変更の可能性があります。
ここで確認：5．本文を入力する
社内向け・社外向けの本文を入力します。
- 社外に出してよい文面か確認します。
画面右上・三点メニュー・歯車マーク・設定メニューを確認してください。表示が違う場合は、会社の管理設定や画面仕様変更の可能性があります。
ここで確認：6．保存して確認する
設定を保存し、必要に応じてテスト送信します。
- 保存し忘れに注意します。
画面右上・三点メニュー・歯車マーク・設定メニューを確認してください。表示が違う場合は、会社の管理設定や画面仕様変更の可能性があります。
先に知っておきたいこと
Outlookの自動返信では、社内向けと社外向けで別の文面を設定できる場合があります。社外向けには詳しすぎる不在理由を書かないようにしましょう。
お世話になっております。現在不在にしているため、返信が遅れる場合がございます。〇月〇日以降、順次確認いたします。お急ぎの場合は〇〇までご連絡ください。
やってはいけないこと
- 休暇の詳しい予定を書きすぎない
- 終了日を入れ忘れない
- 社外に見せられない情報を書かない
うまくいかないときの確認ポイント
- 自動応答がオンになっているか
- 期間指定が正しいか
- 社外向け返信が有効か
- 保存できているか
よくある質問
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