Outlookで仕分けルールを設定する方法｜メールを自動で整理する
Outlookに届いたメールを送信者・件名・キーワードなどに応じて自動的に特定のフォルダに振り分けたい方向けに、仕分けルールの設定方法を解説します。
この記事は、画面を見ながらそのまま操作できるように作っています。手順ごとに「今どこにいるか」を確認しながら進めてください。
この記事でわかること
- 全体の流れ
- 操作手順
- 用語・補足
- やってはいけない
- 確認ポイント
- よくある質問
まず押さえるポイント
Outlookに届いたメールを送信者・件名・キーワードなどに応じて自動的に特定のフォルダに振り分けたい方向けに、仕分けルールの設定方法を解説します。
- 特定のプロジェクトのメールを専用フォルダに入れたい
- メルマガを自動でまとめたい
- 特定の取引先からのメールにフラグを付けたい
- CC扱いのメールを別フォルダに分けたい
✅ 安全な方法
ルール設定後に必ずテストし、想定通りに動作しているか確認してから運用する
⚠ リスクがある方法
ルールを設定してそのまま放置し、重要メールが誤って別フォルダに入っていることに気づかない
全体の流れ
操作手順
ここで確認：1．「仕分けルールと通知の管理」を開く
「ホーム」タブ→「仕分けルール」→「仕分けルールと通知の管理」をクリックします。または設定したいメールを右クリック→「仕分けルール」→「仕分けルールの作成」からも設定できます。
- Web版Outlookでは「設定（歯車マーク）」→「メール」→「ルール」から設定します
画面右上・三点メニュー・歯車マーク・設定メニューを確認してください。表示が違う場合は、会社の管理設定や画面仕様変更の可能性があります。
ここで確認：2．「新しいルール」をクリックする
「仕分けルールと通知の管理」ダイアログで「新しいルール」をクリックします。ウィザードが起動します。
- 既存のルールがある場合は一覧に表示されます。優先順位は上から適用されます
画面右上・三点メニュー・歯車マーク・設定メニューを確認してください。表示が違う場合は、会社の管理設定や画面仕様変更の可能性があります。
ここで確認：3．条件を設定する
「条件の選択」で振り分ける条件（差出人・件名にキーワードを含む・宛先など）を選択し、下部のリンクをクリックして具体的な値を入力します。
- 複数条件を組み合わせることもできます。ANDまたはORで結合できます
画面右上・三点メニュー・歯車マーク・設定メニューを確認してください。表示が違う場合は、会社の管理設定や画面仕様変更の可能性があります。
ここで確認：4．アクション（実行する動作）を設定する
「アクションの選択」でメールに対する動作（フォルダに移動する・フラグを付ける・転送するなど）を選択します。「フォルダに移動する」の場合、移動先フォルダを指定します。
- フォルダが存在しない場合は事前に作成しておいてください
画面右上・三点メニュー・歯車マーク・設定メニューを確認してください。表示が違う場合は、会社の管理設定や画面仕様変更の可能性があります。
ここで確認：5．ルールを保存して確認する
「完了」をクリックしてルールを保存します。「このルールを既存のメールに今すぐ適用する」にチェックを入れると既存メールにも即時適用されます。
- 保存後は実際にメールを受信して想定通りに振り分けられるか確認しましょう
画面右上・三点メニュー・歯車マーク・設定メニューを確認してください。表示が違う場合は、会社の管理設定や画面仕様変更の可能性があります。
先に知っておきたいこと
Outlookの仕分けルールはクライアント側（Outlookが起動しているとき）に実行されます。Exchange環境ではサーバー側のルールも設定でき、Outlookが起動していなくても動作します。ルールの数が多いと処理に影響する場合があるため、定期的に不要なルールを削除しましょう。
やってはいけないこと
- 「すべてのメールを削除」するルールを誤って設定しない
- 重要な取引先のメールが別フォルダに入る設定にしない
- ルールの優先順位を意識せず追加し続けない
うまくいかないときの確認ポイント
- ルール設定後に実際のメールで動作確認したか
- 想定外のメールが対象になっていないか
- 移動先フォルダが正しく指定されているか
- ルールの優先順位が適切か
よくある質問
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